Бизнес: Внедрение электронного документооборота: общие рекомендации

Вопрос о целесообразности внедрения автоматизированных систем делопроизводства в наши дни перестал относиться к категории спорных, так как практика в полной мере доказала чрезвычайную эффективность данных систем.

Электронное делопроизводство позволяет не только оптимизировать расходы компании, но и повысить общую результативность трудовой деятельности. Однако внедрение электронного документооборота не всегда происходит абсолютно гладко. Большинство предприятий сталкиваются с однотипным набором проблем, связанных с переходом на «электронные рельсы» делопроизводственного процесса. Руководствуясь советами представителей экспертного сообщества, можно избежать этих трудностей.

Во-первых, следует отказаться от стремления перейти на новый принцип работы за один день. Переход должен осуществляться постепенно и под руководством высококвалифицированных профессионалов. На предварительном этапе внедрения, следует найти среди собственных сотрудников энтузиастов или тех, кто не первый год знаком с работой с современными информационными системами. Данные работники с радостью помогут «отстающим». Во-вторых, рекомендуется применять только те компоненты СЭД (система электронного документа), которые в наибольшей степени адекватны текущему состоянию структуры предприятия. К примеру, на первых стадия перехода автоматизировать можно лишь архивное хранение документов.

В-третьих, если компания не имеет упорядоченной системы бумажного документооборота, организация должна остановиться на фрагментарном внедрении пилотного проекта. Отсутствие основ формализации дел должно предполагать предварительное выявление наиболее проблемных участков.

Четвертое, руководство организации должно четко осознавать, что внедрение документооборота на основе современных высокотехнологичных систем потребует некоторого переоборудования предприятия. Прежде всего, стоит озаботиться приобретением сканирующих устройств, так как применение принципов СЭД означает прямой отказ от бумажного копирования документов.

Пятое, внедрение электронной системы документооборота ни в коем случае нельзя осуществлять поверх неупорядоченной системы бумажных архивов. Единый порядок хранения документов, предварительно разработанная номенклатура делопроизводства позволят внедрить СЭД безболезненно как для руководства компании, так и для сотрудников предприятия.